Objetos digitais

Para se trabalhar com objetos digitais (ODs) guardados no repositório digital Fedora, seleciona-se no menu lateral do GISA o módulo de Objetos Digitais/Fedora.

Para se criar determinado objeto digital pressupõe-se que todas as suas imagens se encontram disponibilizadas num servidor de imagens, encontrando-se acessíveis através de um browser via URLs.

O ambiente de trabalho do módulo de Objetos digitais apresenta, tal como outros módulos:

A: Área de contexto - onde se seleciona a unidade informacional à qual se pretende associar um novo objeto digital ou editar algum já associado.

B: Área de detalhe – onde se faz a gestão os objetos digitais e as imagens neles incluídas, de cada unidade informacional selecionada.

Seleção da unidade informacional

A associação de ODs a uma unidade informacional selecionada, depende do seu tipo de nível. Se o tipo de nível for:

• `Documento subordinado/Ato informacional <>`__ - só é possível associar um único objeto digital simples, o qual deverá ter correspondência direta com o documento simples.

• `Série, Subsérie ou Documento/Processo <>`__ - é possível associar um ou vários objetos digitais simples, os quais podem ou não constituir um objeto digital composto. Neste caso, cada objeto digital simples pode não corresponder a um único documento simples, mas sim a um grupo de vários documentos simples, organizados segundo alguma lógica.

  Para se selecionar a unidade informacional à qual se vão associar os objetos digitais:

1. Navegar pela estrutura orgânica até ao produtor pretendido;
2. Clicar no botão Ver níveis documentais da barra de ferramentas
3. Navegar pela estrutura de níveis documentais até selecionar a unidade informacional à qual se pretende associar objetos digitais.

Na barra de ferramentas conseguem-se fazer as seguintes operações:

A: Criar Subnível - Botão que permite criar uma unidade de descrição, tal como na área de Descrição do módulo de Unidades Informacionais. Os tipos de nível possíveis criar neste módulo são, Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional, dependendo do contexto selecionado. Este botão só fica ativo na vista documental.

B: Editar nível – Botão que permite alterar Código parcial, Título e Tipologia informacional da unidade de descrição selecionada. Este botão só fica ativo quando algum nível da vista documental estiver selecionado.

C: Eliminar nível – Permite eliminar nível de descrição selecionado e respetivos ODs, se existentes. Este botão só fica ativo depois de selecionar algum nível na vista documental.

D: Ver níveis estruturais/Ver níveis documentais – Permite mudar de vista entre a estrutura orgânica e a estrutura documental.

E: Filtrar dados – Botão em posição off que permite filtrar a lista de níveis documentais.

Criar um nível documental

O procedimento para criar um nível documental, Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional, será o seguinte:

1. Selecionar o nível orgânico ou documental, subjacente ao qual se pretende criar o nível documental.
2. Clicar no botão Criar subnível da barra de ferramentas.
3. Escolher do menu o tipo de nível a criar. O menu já só apresenta a opção possível de associar debaixo do tipo do nível selecionado. Ou seja, se estiver selecionado um nível do tipo Documento/Processo, a opção é Documento subordinado/Ato informacional, caso contrário é Documento/Processo.
4. Abre-se uma janela, na qual de deve preencher obrigatoriamente alguns campos.

Campos de preenchimento:

• Código parcial - Campo de preenchimento obrigatório, aceitando um alfanumérico, o qual deve ser único no conjunto de códigos parciais das unidades informacionais, também subjacentes ao nível selecionado na área de contexto. O sistema acusa quando se está a introduzir um elemento repetido. Apesar do campo Código parcial admitir qualquer tipo de caracter, aconselha-se a não introduzir a barra (“/”) nem o hífen (“-”) para não se confundir com os separadores de níveis do código de referência.

* Título – Campo de texto para designar o documento, o qual é de preenchimento obrigatório.

• Tipologia – Tipologia informacional existente no controlo de autoridade. Para escolher a tipologia da lista de registos de autoridade, clicar no botão A.

Nesta janela, pode selecionar-se, da lista de tipologias informacionais existentes, a pretendida e clicar no botão Adicionar (só fica ativo depois de um item selecionado). Caso a tipologia informacional pretendida ainda não exista, deverá ser pedida a sua criação a algum utilizador com permissões para o fazer. Para selecionar um elemento de uma lista extensa, pode usar-se o filtro, usando os seguintes critérios:

• Designação - Permite filtrar tipologias informacionais, cujos termos autorizados, paralelos e outros obedeçam à expressão de pesquisa indicada.

* Notícia de autoridade - Neste caso, só existe um tipo possível, Tipologia informacional.

• Validado - Caixa de verificação que tem três estados: a) sem visto, só seleciona registos do controlo de autoridade não validados; b) com visto a preto, só visualiza registos do controlo de autoridade validados e c) com visto e fundo a cinzento (caso por omissão), visualiza quer os validados como os não validados. Para mais detalhes na construção de expressões de pesquisa nos filtros, consultar secção `Filtros <>`__.

Por fim, clicar no botão Aceitar, o qual só aparece ativo depois de preenchidos os campos obrigatórios.

Editar um nível documental

É sempre possível editar o Código parcial, Título ou Tipologia do nível selecionado com o botão Editar nível da barra de ferramentas, aparecendo uma janela idêntica à de criação de um nível.

Remover um nível documental

A remoção de um nível documental do tipo Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional selecionado na lista paginada é feita através do botão Eliminar nível.

Caso o nível documental, que se pretende remover, tenha níveis subjacentes, ter-se-á de os remover primeiro, antes de se poder remover o nível em causa.

Para remover cada associação de um nível documental às várias unidades orgânicas, não é necessário visualizar a estrutura documental de cada unidade orgânica, basta ir ao campo de descrição `2.1 Entidade(s) produtora(s) <>`__ do módulo Unidades informacionais/Descrição e apagar todas as associações com unidades orgânicas, exceto a que consta na barra de navegação (ver procedimento em `Contexto <>`__). Por fim, restando uma única associação do nível documental com a unidade orgânica apresentada na barra de navegação, este já pode ser eliminado através do botão Eliminar nível.

Ver níveis estruturais/Ver níveis documentais

Quando se seleciona uma unidade orgânica na estrutura orgânica, é possível mostrar a estrutura documental subjacente, clicando no botão Ver níveis documentais. Para voltar à vista da estrutura orgânica, basta clicar no botão Ver níveis estruturais, que se encontra na mesma posição do botão anterior.

Filtrar

Para se filtrar elementos de uma lista pode-se clicar no botão Filtrar dados da barra de ferramentas, este fica em posição on e é apresentada a Área de filtragem, onde se colocam critérios de pesquisa. Para um maior detalhe, consultar `Filtros <>`__.

A: Filtrar dados - Botão de filtragem de dados em posição on. Ao clicar, volta à posição off.

B: Área de filtragem – Esta área é mostrada quando o botão Filtrar dados estiver on. Os campos de filtragem, variam de acordo com o tipo de lista onde vão atuar. Depois de se colocar os critérios de filtragem pretendidos, clicar no botão Aplicar (ou pressionar a tecla Enter) para limitar o número de elementos da lista. Para se voltar a mostrar todos os elementos da lista, apagar os critérios introduzidos e clicar no botão Aplicar.

Para esconder esta área de filtragem basta clicar novamente no botão Filtrar dados. Deve ter-se em conta que, ao esconder a área de filtragem, o critério de filtragem estabelecido permanece enquanto não se mudar para outra área de contexto.

Embora os campos de filtragem possam variar em função do tipo de lista, o princípio de uso do filtro é exatamente o mesmo. O filtro apresentado anteriormente filtra listas de unidades informacionais através dos seguintes campos:

• Título – permite selecionar unidades informacionais com títulos que estejam de acordo com o critério.

* Identificador – permite selecionar unidades informacionais com identificadores que estejam de acordo com o critério.

• Código parcial - permite selecionar unidades informacionais com códigos parciais que estejam de acordo com o critério.

* Conteúdo - permite selecionar unidades informacionais cujo conteúdo esteja de acordo com o critério de pesquisa.

Gestão de OD associado a um Documento subordinado/Ato informacional

Se na área de contexto do módulo de Objetos Digitais/Fedora se tem selecionado um nível do tipo Documento subordinado/Ato informacional, a área de detalhe permite a construção/associação de um único Objeto Digital Simples, apresentando os seguintes campos de preenchimento:

A: Título - título do OD simples, o qual, por omissão, é o título do documento selecionado ou então qualquer outro, se alterado pelo utilizador.

B: Publicar: quando o OD simples pode ser disponibilizado no GISA Internet, define-se como público assinalando esta caixa de verificação.

C: Ficheiros: lista de URLs correspondentes aos ficheiros que compõem o OD simples.

D: Adicionar item – permite adicionar um ficheiro ao OD simples, que se está a criar, indicando o seu URL.

E: Apagar item - permite remover do OD simples, o ficheiro selecionado na lista de ficheiros.

F: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o topo da lista.

G: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para cima do anterior.

H: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para baixo do seguinte.

I: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o fim da lista.

J: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens, que constam da lista de ficheiros, num visualizador a ocupar o écrã por completo.

K: Histórico – Barra de registo das diferentes versões do objeto digital simples ao longo do tempo. Para cada versão é possível saber a data, o utilizador e as operações efetuadas.

L: Visualizador: permite visualizar a imagem correspondente ao ficheiro selecionado .

M: Qualidade - campo inibido nesta área.

Criar/associar um OD simples

Para criar um objeto digital, associado à uma unidade informacional do tipo Documento subordinado/Ato informacional, é obrigatório preencher o título e adicionar pelo menos uma imagem na área de detalhe.

Para se visualizar as imagens a associar a uma unidade informacional, usa-se um browser e o URL para o servidor de imagens:

Tendo a lista das imagens (ver figura) no browser, é possível fazer uma seleção múltipla, arrastando-as em bloco para a área Ficheiros (C) de forma ficarem associadas ao objeto digital em contrução .

Em alternativa, clica-se no botão Adicionar item, para se digitar o URL do ficheiro de uma imagem.

Por fim, caso seja necessário, é possível ordenar os ficheiros de imagens do objeto digital na área de Ficheiros e, também, decidir se este é público ou não.

A gravação é feita depois do documento deixar de estar selecionado e neste momento é marcada uma primeira versão indicando a criação do objeto.

Editar um OD simples

É sempre possível alterar o título ou a tipologia, adicionar ou remover imagens, mudar a ordem das imagens. Qualquer alteração efetuada fica registada no Histórico do objeto digital com o respetivo número de versão.

Para editar a tipologia associada deve clicar-se no botão Editar da barra de ferramentas da área de Contexto e alterar o campo Tipologia.

A alteração do objeto digital só é efetuada depois de se gravar, acontecendo quando se desseleciona o documento simples ao qual está associado.

Remover um OD simples

Para remover o OD associado a um nível do tipo Documento subordinado/Ato informacional, ter-se-á que selecionar esse nível, remover todas as imagens da lista Ficheiros, bem como o título e gravar.

Por outro lado, se se remover o documento simples com um objeto digital associado, este último também é removido do Repositório.

Visualizar um OD associado a um Documento subordinado/Ato informacional

Se na área de contexto estiver selecionado um documento do tipo Documento subordinado/Ato informacional, a visualização do respetivo objeto digital é feita no Visualizador, mostrando a imagem correspondente a cada URL, selecionado na lista Ficheiros.

É possível visualizar a versão do objeto digital pretendida, caso contrário, é mostrada a última.

Gestão de ODs associados a uma Série, Subsérie ou Documento/Processo

Se na área de contexto do módulo de Objetos Digitais/Fedora se tem selecionado um nível do tipo Série, Subsérie ou Documento/Processo, a área de detalhe apresentada é, por exemplo, a seguinte:

A: Objeto Digital Composto - Caixa de verificação que indica se os objetos digitais simples constituem ou não um objeto digital composto. Este controlo só fica ativo se na lista de objetos digitais simples constarem 2 ou mais objetos digitais.

B: Título - título do objeto digital composto cujo valor será, por omissão, o do título da unidade informacional. Este campo fica ativo, passível de se alterado, se for assinalada a caixa de verificação Objeto Digital Composto.

C: Publicar – indica se o objeto digital composto é público (disponível no GISA Internet) ou não. Este valor é calculado automaticamente, sendo público se pelo menos um dos documentos simples o for também.

D: Objetos Digitais Simples – lista de objetos digitais simples associados à unidade informacional, selecionada na área de contexto.

E: Identificador - identificador do objeto digital simples.

F: Título - título do objeto digital simples.

G: Publicado – apresenta Sim ou Não, caso seja ou não público, isto é, disponibilizando-o ou não no GISA Internet.

H: Documento subordinado – título do documento do tipo Documento subordinado/Ato informacional. Este campo só aparece preenchido quando a unidade informacional selecionada é do tipo Documento/Processo e o objeto digital simples tem correspondência direta com alguma unidade informacional a ele subjacente.

I: Adicionar item – permite criar e associar um objeto digital simples ao nível selecionado.

J: Editar item – permite acrescentar ou apagar metadados ou imagens do objeto digital simples selecionado na lista. Qualquer alteração efetuada e gravada, fica registado em histórico o objeto digital na sua versão anterior.

K: Apagar item - permite remover do Repositório o objeto digital simples selecionado, deixando obviamente de estar associado ao nível de descrição selecionado.

L: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para o topo da lista.

M: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para cima do anterior.

N: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o obeto simples selecionado para baixo do seguinte.

O: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para o fim da lista.

P: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens dos objetos digitais da lista num visualizador a ocupar o écrã por completo.

Q: Visualizador: permite visualizar o PDF correspondente ao objeto digital selecionado.

R: Qualidade - definição da qualidade de imagem, com a qual se pretende visualizar o objeto digital. Pode ser Mínima, Baixa, Média, Alta. Por omissão, é a definida na área de `Configuração global <>`__.

Criar/associar um OD simples

Para se criar e associar um objeto digital simples ao nível do tipo Série, Subsérie ou Documento/Processo, clica-se no botão Adicionar item, abrindo-se a seguinte janela:

A: Título - título do objeto digital simples, o qual pode ser digitado ou escolhido de uma lista de títulos predefinidos.

B: Adicionar título predefinido – permitir selecionar um título predefinido de uma lista, sendo ao mesmo tempo acrescentar, alterar ou apagar títulos à lista.

C: Publicar - quando o objeto digital simples pode ser disponibilizado no GISA Internet define-se como Público.

D: Ficheiros - lista de URLs correspondentes aos ficheiros que compõem o objeto digital simples.

E: Adicionar item – permite adicionar um ficheiro, indicando o seu URL, ao objeto digital simples que se está a criar.

F: Apagar item - permite remover do objeto digital simples, o ficheiro selecionado na lista de ficheiros.

G: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o topo da lista.

H: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para cima do anterior.

I: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para baixo do seguinte.

J: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o fim da lista.

K: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens, que constam da lista de ficheiros, num visualizador a ocupar o écrã por completo.

L: Versão – Barra de registo das diferentes versões do OD simples ao longo do tempo. Para cada versão é possível saber a data, o utilizador e as operações efetuadas.

M: Visualizador - permite visualizar a imagem correspondente ao ficheiro selecionado .

N: Qualidade - campo inibido nesta área.

Neste formulário, de criação de um objeto digital, é obrigatório preencher o título e adicionar pelo menos uma imagem. O título é um campo de texto que pode ser digitado, mas que deve, sempre que possível, ser preenchido com a ajuda da lista de títulos predefinidos, através do botão Adicionar título predefinido. A janela Escolher título, com a lista de títulos predefinidos, permite selecionar um dos títulos, sendo também possível acrescentar ou alterar a lista sempre que necessário.

A: Criar título - permite criar um título predefinido.

B: Editar título - permite alterar um título selecionado na Lista de títulos predefinidos.

C: Apagar título - permite apagar um título selecionado na Lista de títulos predefinidos.

D: Filtro - permite filtrar a lista de títulos. Por exemplo Ma%, iria mostrar Mapa.

E: Lista de títulos predefinidos - lista de titulos predefinidos.

O botão Aceitar permite preencher o título do objeto digital com o título selecionado.

Através de um browser e de um URL adequado, podem selecionar-se as imagens e arrastar para a área Ficheiros, para estas poderem constar num objeto digital a ser submetido ao repositório.

Em alternativa, clica-se em Adicionar item, para se digitar o URL do ficheiro da imagem pretendida.

Depois de preencher a janela de criação do objeto digital simples, clica-se no botão de OK para confirmar.

Para terminar a criação do objeto digital clica-se no botão de Aceitar da janela de criação/edição, embora a ingestão no Repositório só seja efetuada quando se muda de contexto.

Lista de ODs simples

Quando se está no contexto de um nível do tipo Documento/Processo, esta lista de Objetos Digitais Simples, pode ter:

• objetos digitais diretamente associados a este nível ou

* objetos digitais associados aos seus documentos subordinados.

A primeira abordagem é adotada quando o esforço necessário para a descrição de documentos simples é demasiado grande, sendo mais fácil incluir as imagens de vários documentos simples num único objeto digital, seguindo algum critério de seleção.

O exemplo a seguir apresenta objetos digitais criados e associados diretamente no nível selecionado, os quais, normalmente, são compostos pelas imagens de um grupo de documentos simples. Nestes casos, a coluna Documento subordinado encontra-se vazia.

Quanto o elemento desta lista se encontra em itálico e sem a coluna Identificador preenchida, quer dizer que o objeto digital digital foi criado mas ainda não foi submetido ao repositório. Para efetuar a submissão, será necessário mudar de contexto.

No exemplo a seguir, a lista Objetos Digitais Simples apresenta objetos digitais associados à unidade de descrição dos documentos, subordinados ao nível de contexto. Nestes casos, a coluna Documento subordinado encontra-se preenchida com o título desses documentos. O último elemento da lista é um documento subordinado ainda sem objeto digital.

Visualizar ODs

Quando se entra neste contexto, para cada objeto digital selecionado na lista de Objetos digitais Simples é apresentado o respetivo PDF no visualizador de PDFs na qualidade que estiver definida por omissão na área de `Configuração global <>`__.

Após a criação/edição de um objeto digital ou a mudança de qualidade do PDF, deve-se esperar alguns minutos pois o PDF pedido não se encontra em cache, ou seja, terá de ser gerado e colocado em cache, substituindo a versão anterior caso exista.

Caso o PDF a visualizar já exista em cache a sua apresentação será automática.

O PDF de um objeto digital composto só é disponibilizado no GISA Internet.

Definir um OD composto

Um objeto digital composto não referencia diretamente ficheiros de imagens, mas sim os objetos digitais simples, que por sua vez é que referenciam as imagens. Cada objeto digital composto deve ter no mínimo dois simples.

A decisão dos vários objetos digitais simples, associados a um nível de descrição, constituírem ou não um objeto digital composto, depende da forma como se pretende apresentar o documento final ao utilizador.

Assim, se se pretende visualizar um único PDF, deve definir-se que todos os objetos digitais simples da unidade informacional selecionada, constituem um objeto digital composto. Esse PDF, conterá todas as imagens de todos os seus objetos digitais simples e incluirá marcadores que correspondem aos títulos de cada objeto digital simples, localizando a primeira imagem de cada um deles. Se não se definir um objeto digital composto, visualizar-se-ão os vários PDFs, em que cada um corresponderá a um objeto digital simples.

O título de um objeto digital composto é, por omissão, o título da unidade informacional selecionada e o sinal de publicado aparece automaticamente, quando pelo menos um dos objetos digitais simples, que o constitui, tenha sido definido como público.

Exemplos de unidades informacionais com ODs

A abordagem a adotar na associação de uniaddes informacionais a objetos digitais, deverá ser escolhida tendo em conta o resultado pretendido, o benefício recolhido e o esforço necessário.

Exemplo 1	UI selecionada	OD(s) associado(s)	Benefício vs Esforço
Livros de registos de batismos	Série de registos de batismo	Cada série tem vários ODs associados e cada OD corresponde a um livro.	Não exige muito esforço na descrição e associação de ODs, mas a pesquisa só vai devolver a série, na qual se pode localizar o livro pretendido. Cada livro é um PDF, em que a visualização dos registos se mantém sequencial.
Livros de registos de batismos	Documento simples correspondente a um registo de batismo	Cada documento simples tem um OD associado.	Exige mais esforço na descrição e na criação/associação de cada OD, mas a pesquisa recupera diretamente o PDF do registo pretendido.
Exemplo 2	UI selecionada	OD(s) associado(s)	Benefício vs Esforço
Processos individuais de pessoal	Processo	Cada processo corresponde a vários ODs simples, em que cada um corresponde a um conjunto de documentos simples do mesmo ano civil.	Não exige muito esforço, mas a pesquisa só devolve processos, nos quais se pode localizar o PDF do ano pretendido. Dentro de cada ano, a visualização dos documentos simples é sequencial.
Processos individuais de pessoal	Processo	Cada processo corresponde a um OD composto, constituído por vários ODs simples, em que cada um corresponde a um conjunto de documentos simples de um ano civil.	O esforço é idêntico, o resultado da pesquisa é um processo associado a um único PDF, o qual tem um marcador por cada ano civil. Dentro de cada ano civil, a visualização dos documentos simples mantém-se sequencial.
Processos individuais de pessoal	Documento simples	Cada documento simples é associado a um OD simples, fazendo com que cada processo corresponda a vários ODs simples.	Exige mais esforço na descrição de documentos e associação de ODs, mas a pesquisa de um documento simples é direta, devolvendo o respetivo PDF. A pesquisa de um processo dá como resultado um conjunto de PDFs.
Processos individuais de pessoal	Documento simples	Cada documento simples corresponde a um OD simples. O processo é um OD composto constituído pelos vários ODs simples.	Exige pouco mais esforço que o caso anterior. Em termos de resultado de pesquisa é que cada processo dá como resultado um único PDF, com marcadores a apontarem para o início de cada documento simples.